با گسترش بازارهای دیجیتال و بالا گرفتن شدت رقابت‌ها دیگر صرفاً کار کردن کافی نیست! باید هوشمندانه و استراتژیک عمل کنید. هرچند ابزارهای مدرن زیادی برای برنامه‌ریزی استراتژیک با SWOT وجود دارد؛ اما هیچ یک از آن‌ها به اندازه چارچوب تحلیل SWOT ساده و عمیق نیستند با استفاده از این تحلیل می‌توان در کوتاه‌ترین زمان، تصویری شفاف از موقعیت رقابتی یک سازمان ترسیم کرد. حالا چطور می‌توان تحلیل SWOT را از یک گزارش مدیریتی به یک سیستم تصمیم‌گیری کاربردی تبدیل کرد.

SWOT  چیست؟

SWOT چیست؟ این کلمه مخفف چهار عبارت کلیدی کلیدی Strengths به معنای نقاط قوت، Weaknesses به معنی نقاط ضعف، Opportunities به معنی فرصت‌ها و Threats به معنی تهدیدها است. SWOT فرایندی است که در دو بخش محوری اجرایی می‌شود:

1. تحلیل داخلی با بررسی نقاط قوت و ضعف که سازمان روی آن‌ها کنترل کامل دارد مانند منابع، تخصص تیم یا کیفیت طراحی سایت وردپرس.
2. تحلیل خارجی که مربوط به بررسی فرصت‌ها و تهدیدها در محیط بیرونی می‌شود که خارج از کنترل مستقیم سازمان هستند، مانند روندهای بازار یا اقدامات تحلیل رقبا.

هدف اصلی از ارزیابی  SWOT، فقط فهرست‌برداری نیست. این ارزیابی فرایندی ساختاریافته برای تجزیه و تحلیل کسب‌وکار است که به موجب آن می‌توان به درک عمیق از واقعیت موجود و تعیین اولویت‌ها برای آینده رسید .

ساختار ماتریس  SWOT از جمع‌آوری داده تا واقعیت‌سنجی

بیشتر کسب‌وکارها در مرحله پر کردن ماتریس SWOT دچار اشتباه می‌شوند و تنها به کلی‌گویی می‌پردازند. برای ارائه یک تحلیل SWOT دقیق، باید هر بخش با ارائه داده‌های واقعی و قابل‌اندازه‌گیری تکمیل شوند. اجزای چهارگانه یک تحلیل SWOT عبارت‌اند از:

• نقاط قوت  (S)  مزایای داخلی منحصربه‌فرد را بیان می‌کند و مواردی مثل تخصص بالا در طراحی سایت وردپرس در سطح حرفه‌ای، حفظ نرخ مشتری (Retention) بالا و توانمندی واقعی در ارائه پشتیبانی وردپرس ۲۴ ساعته را شامل می‌شود و همان اهرم‌هایی هستند که شما را از رقبا متمایز می‌کنند.
• نقاط ضعف  (W) بیانگر موانع داخلی هستند که عملکرد را محدود می‌کنند. پس در این بخش باید صادقانه به دنبال کمبودهایی مانند فرسودگی تجهیزات، عدم وجود نیروی متخصص برای پشتیبانی سایت یا ضعف در برندینگ از طریق مدیریت توئیتر و دیگر شبکه‌های اجتماعی باشید.
• فرصت‌ها  (O) که همان عوامل خارجی مثبت هستند را برای رشد انفجاری از دست ندهید. برای مثال قوانینی که به نفع کسب‌وکار شما تغییر می‌کنند، ظهور یک بازار بکر جدید یا افزایش تقاضای کسب‌وکارهای سنتی برای خدمات آنلاین از جمله این فرصت‌ها به شمار می‌آیند.

تهدیدها  (T) و عوامل خارجی بالقوه مضری که می‌توانند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کنند را پیگیری کنید. ظهور رقبای جدید با قیمت‌های بسیار پایین، تغییرات ناگهانی الگوریتم‌های گوگل یا نوسانات شدید نرخ ارز از جمله این تهدیدها هستند.

باید در تحلیل محیطی و شناسایی صحیح این فرصت‌ها و تهدیدها دقت زیادی داشته باشید؛ چون به‌عنوان پایه و اساس مدیریت ریسک به آن‌ها اتکا می‌شود.

تبدیل ماتریس به استراتژی

ارزش حقیقی ماتریس SWOT زمانی قابل‌لمس است که بتوان چهار نوع از استراتژی‌های تجاری عملیاتی از تقاطع عوامل داخلی و خارجی آن استخراج کرد. این استراتژی‌ها به شما می‌گویند که چگونه باید نقاط قوت، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدهای شناسایی شده را در فرایندی عملیاتی مدیریت کنید و عبارت‌اند از:

1. استراتژی تهاجمی  (SO)، قوی‌ترین استراتژی است که نقاط قوت داخلی (S) را با فرصت‌های بیرونی (O) ترکیب خواهد کرد. برای مثال اگر در طراحی سایت وردپرسی تخصصی و حرفه‌ای موفق شده‌اید و تقاضا برای سایت‌های فروشگاهی افزایش یافته است در قدم بعدی باید خیلی سریع تیم توسعه را گسترش داده و با پکیج‌های پیشرفته‌تر را  به‌صورت تهاجمی وارد بازار کنید.
2. در استراتژی دفاعی  (ST) از نقاط قوت (S) برای کاهش تأثیر یا اجتناب از تهدیدهای خارجی (T) استفاده می‌شود. برای همین شرکتی که سیستم پشتیبانی سایت قوی و پورتفولیوی معتبری دارد می‌تواند با تمرکز بر کیفیت بالا و ارائه گارانتی با تهدید قیمت‌های ارزان‌تر رقبا مقابله کند.
3. در استراتژی ترمیم  (WO) نیز به منظور بهره‌برداری از فرصت‌های بازار، روی غلبه بر نقاط ضعف داخلی  تمرکز خواهد شد. اگر یک فرصت عالی برای عقد قراردادهای بزرگ خدمات پشتیبانی وردپرس برایتان وجود دارد؛ اما تیم شما در پشتیبانی سایت ضعف است، اول باید با سرمایه‌گذاری در آموزش یا استخدام متخصص، این ضعف را برطرف کنید.
4. استراتژی بقای حداقلی  (WT) یک موضع تدافعی برای به حداقل رساندن هم‌زمان ضعف‌ها و تهدیدها است و نشان می‌دهد که سازمان باید ساختار خود را اصلاح کند یا حتی از آن بازار خارج شود تا دچار ورشکستگی نشود.

SWOT  در عمل

اجازه دهید که برای درک کاربرد SWOT  از یک مثال واقعی استفاده کنیم؛ یک آژانس دیجیتال متخصص در وردپرس را در نظر بگیرید. این آژانس چگونه می‌تواند با استفاده از ماتریس SWOT، چهار نوع استراتژی عملیاتی (SO, WO, ST, WT) را برای تصمیم‌گیری‌های کلان خود استخراج کند؟ ساده است بخش کلیدی تحلیل کسب‌و‌کار این آژانس شامل موارد زیر می‌شود:

• نقاط قوت:  طراحی سایت وردپرس با رعایت کامل استانداردهای سئو و نرخ بالای تمدید پشتیبانی وردپرس.
• نقاط ضعف: داشتن ضعف در  مدیریت توئیتر و عدم تولید محتوای مداوم، کمبود نیروی متخصص برای پشتیبانی سایت به طور ۲۴ ساعته.
• فرصت‌ها:  افزایش ۳۰۰ درصدی تقاضا برای تجارت الکترونیک و امکان استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی برای خودکارسازی فرایندها.
• تهدیدها:  افزایش تحلیل رقبا با ارائه خدمات ارزان‌تر توسط فریلنسرها، ایجاد تغییرات ناگهانی و بزرگ در الگوریتم‌های گوگل.

اما استراتژی‌ها باید به چه صورت باشند؟ استراتژی‌ها به دو صورت SO و WO قابل اجرا هستند. در استراتژی عملیاتی (SO) آژانس می‌تواند از تخصص بالای خود در طراحی سایت وردپرسی استفاده کند و پکیج‌های VIP طراحی سایت به همراه گارانتی یک‌ساله پشتیبانی وردپرس را برای بهره‌برداری از فرصت‌ افزایش تقاضا ارائه دهد.

همچنین در استراتژی عملیاتی (WO) نیز برای رفع ضعف در مدیریت توئیتر و دیگر شبکه‌های اجتماعی مثل لینکدین و استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی می‌تواند یک تیم کوچک تخصصی استخدام کرده و وظایف روتین تولید محتوا و پاسخگویی در شبکه‌های اجتماعی را با ابزارهای هوشمند خودکارسازی نماید.

تحلیل SWOT بدون بررسی عمیق رقبا کامل نمی‌شود. در اصل شما باید برای هر رقیب اصلی، یک ماتریس SWOT معکوس بسازید تا نقاط ضعف آن‌ها را پیدا کرده و آن‌ها را به فرصت‌های بازاریابی خود تبدیل کنید.

جمع‌بندی

مدل‌های استراتژیک فراوانی برای جهت‌دهی به سازمان‌ها وجود دارند و تحلیل SWOT یکی از آن‌ها است که به دلیل سادگی و عمقی که ارائه می‌دهد می‌توان از آن به‌عنوان بهترین نقطه شروع استفاده کرد.

برای این که برنامه‌ریزی استراتژیک با SWOT مؤثر واقع شود، باید آن را از حالت یک گزارش یک‌باره خارج کرده و به یک فرایند تکرارشونده و داده‌محور تبدیل کرد. شرکت‌های موفق هر ۳ تا ۶ ماه یک‌بار فرایند ارزیابی SWOT خود را به‌روزرسانی می‌کنند و به این وسیله همیشه یک قدم جلوتر از تغییرات محیطی هستند. پس تحلیل SWOT می‌تواند به یک ابزار قدرتمند مدیریت ریسک و تضمین‌کننده برای رشد شما در بازار تبدیل شود.

سؤالات متداول

چگونه می‌توان تحلیل SWOT را از یک گزارش کلی به یک سیستم تصمیم‌گیری کاربردی تبدیل کرد؟

برای این منظور باید ماتریس SWOT را به استراتژی‌های عملیاتی تبدیل کرد و برای این کار تنها فهرست‌برداری کافی نیست باید تقاطع عوامل مانند استراتژی SO  یا تهاجمی که نقاط قوت شما را برای بهره‌برداری از فرصت‌ها به کار می‌گیرد را نیز بررسی کرد و مشخص کرد که در عمل باید چه کاری انجام داد.

تحلیل SWOT رو چند بار باید انجام داد؟

تحلیل SWOT نباید یک گزارش یک‌بار مصرف باشد. شرکت‌های موفق، این ارزیابی را به‌صورت دوره‌ای و برای هر 2 یا 4 ماه یک‌بار به‌روزرسانی می‌کنند.